January 1, 1970

Электронные документы и их коллекции

Originally published at Идеи простых решений. Please leave any comments there.

В соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями от 8 ноября 2007 г.) [1] электронный документ (ЭД) – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [2] ЭД определяется как сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

Согласно статье 4 проекта федерального закона «Об электронном документе» [3] (закон не принят до настоящего времени), электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования. В статье 5 этого же проекта дополнительно подчеркивается, что электронный документ должен быть представлен в форме, понятной для восприятия человеком. При этом информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств; подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством; может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками; а также если при составлении, хранении и передаче ЭД использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа. Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования. При необходимости предъявления ЭД этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

В [4] отмечено, что ЭД– это ограниченный и завершенный на конкретный момент времени массив информации, зафиксированный на физическом носителе (носителях) в виде файла (набора файлов) с едиными техническими и общими содержательными характеристиками. Также электронный документ должен иметь автора и допускать однозначную идентификацию [5]. Таким образом, ЭД является средством «закрепления различным способом на специальном материале сведений о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» [6].

Появление электронных документов, их активное использовании в современном делопроизводстве, организации научных исследований и многих других областях привело к необходимости обрабатывать не только единичные ЭД, но и их массивы – коллекции электронных документов или коллекции информационных ресурсов, «представляющие собой систематизированную совокупность информационных ресурсов, объединенных по какому-либо критерию принадлежности, например, по общности содержания, источников, назначения, по кругу пользователей, способу доступа и т. д.» [7].

Наконец, отметим, что в литературе как синоним ЭД встречается термин «цифровой объект». Как правило, он используется в техническом смысле как специальный вид структуры данных, а не вообще как любой объект, который может иметь цифровую форму. Возможно, лучше отражал бы интересующее нас содержание термин «объект цифровой инфраструктуры», но он представляется слишком громоздким.


[1] http://itp-lc.ru/analytics/low/it/1-fz.html</p>

[2] http://itp-lc.ru/analytics/low/it/149-fz.html

[3] http://www.akdi.ru/gd/PROEKT/096779GD.SHTM

[4] Национальная электронная библиотека: Концепция. Проект. – http://www.rsl.ru/pub. asp?13.htm

[5] Антопольский А.Б., Вигурский К.В. Концепция электронных библиотек // Электронные библиотеки. – 1999. – Т. 2, Вып. 2. – http://www.elbib.ru/index.phtml?page=elbib/rus/journal/ 1999/part2/antopol

[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

[7] Когаловский М.Р. Научные коллекции информационных ресурсов в электронных библиотеках // Электронные библиотеки: перспективные методы и технологии, электронные коллекции. Труды 1-й Всерос. науч. конф., С.-Петербург, 19 – 21 октября 1999 г. – СПб., 1999. – С. 16–31. – http://ict.edu.ru/ft/ 002340/scc_coll.pdf